KI Einführung im Mittelstand – Das größte Risiko ist es, keine Entscheidung zu treffen

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Wie gut verstehen Sie das Potential von Künstlicher Intelligenz?

In Befragungen mit Geschäftsführern ist die häufigste Klage:

„Es gibt so viele Möglichkeiten und alles ist so verwirrend, dass wir nicht wissen, wo wir anfangen sollen“.

Solange der Chef nicht vollständig überzeugt ist, wird das KI-Projekt bei der geringsten Schwierigkeit stecken bleiben (und glauben Sie mir, es wird Schwierigkeiten geben).

Egal wie unentschieden Sie sind: Sie müssen eine Entscheidung zur KI Einführung treffen! Warten ist das größte Risiko, denn der Wettbewerb entwickelt sich rasend schnell.

Das Potential von KI verstehen

Die Technologie ist so neu, dass den meisten Unternehmen noch die Erfahrungswerte damit fehlen.

Ich erlebe regelmäßig, wie Führungskräfte von kleinen und mittleren Unternehmen Künstlicher Intelligenz mit einer Mischung aus Faszination und Vorsicht begegnen.

Die Erwartung ist hoch: KI soll die Art und Weise, wie Werte geschaffen und Wettbewerbsvorteile erzielt werden, grundlegend verändern.

Doch was genau bedeutet das?

Seien Sie ehrlich, Sie sind noch unsicher, zumindest fehlt noch ein klares Zielbild. Sie müssen sich die Technologie erst noch aneignen. Loslegen, Ausprobieren, Erfahrungen sammeln. Viele Großunternehmen starten bereits interne Initiativen und lassen sich von Fachexperten beraten.

Gleichzeitig herrscht im Mittelstand eine große Unsicherheit darüber, wie KI effektiv ins Unternehmen eingeführt werden kann und welche Prozesse am Stärksten davon profitieren. Die Beantwortung der Frage, wo im Unternehmen die Künstliche Intelligenz tatsächlich Mehrwert generiert, Kosten senkt und die Wertschöpfung steigert, erfordert eine sorgfältige Analyse und ein Pilotprojekt.

KI-Expertise ist notwendig

Bei der aktuellen Entwicklungsgeschwindigkeit von KI bin ich mir sicher: Wenn Sie keine internen KI Kompetenzen im Unternehmen haben, sollten Sie sich durch einen externen Experten beraten lassen.

Und der Markt an KI-Experten ist unübersichtlich. Zahlreiche selbsternannte „ChatGPT Experten“ und „Prompt Engineers“ bieten ihre Dienste an, oft ohne tiefgreifende Kenntnisse darüber, wie KI erfolgreich in bestehende Unternehmensstrukturen integriert werden kann.

In diesem Szenario befinden sich kleine und mittlere Unternehmen in einem Dilemma: Hoher Handlungsdruck auf der einen und ein unklares Zielbild auf der anderen Seite. Infolgedessen zögern viele Unternehmen, notwendige Entscheidungen zur Implementierung von KI zu treffen.

Diese Zurückhaltung birgt jedoch ein erhebliches Risiko. Das Zögern, Entscheidungen hinsichtlich der Nutzung von KI zu treffen, stellt in der heutigen schnelllebigen und technologiegetriebenen Geschäftswelt die größte Bedrohung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen dar.

Ich möchte daher einen Weg aufzeigen, wie Entscheidungsträger trotz Unklarheiten eine effektive KI-Strategie entwickeln und im Unternehmen umsetzen können. Mit 3 Schritten können kleine und mittlere Unternehmen diese Herausforderung meistern und sich eine zukunftssichere Position im Markt sichern.

Wie schnell kann KI integriert werden?

Dass Künstliche Intelligenz technisch möglich ist, heißt nicht, dass sie auch sofort ins Unternehmen integriert werden kann. Die neue Technologie muss erst durch den Reibungsprozess der Organisation.

Organisationen besitzen eingespielte Strukturen und in der Regel eine gewisse Trägheit. Viele Mitarbeiter sorgen sich darüber, dass Künstliche Intelligenz sie ersetzen könnte. Sie sind unsicher ob sie in der Lage sein werden, mit dieser neuen Technologie umzugehen und ob sich ihre Arbeit dadurch verändern wird.

Dieser Faktor muss betrachtet und berücksichtigt werden. Es benötigt also eine gewisse Zeit eine bestehende KI Lösung in ein Unternehmen zu integrieren, so dass das Unternehmen davon stärker wird und nachhaltig profitiert.

Gerade deswegen empfehle ich Ihnen schnell zu entscheiden und erste Erfahrungen mit einem Pilotprojekt zu sammeln.

KI in 3 Schritten einführen

Wie kommen kleine und mittlere Unternehmen nun zu einer KI-Entscheidung? Im Folgenden führe ich Sie durch die 3 Schritte, die erfolgreiche Unternehmen bei der KI-Einführung durchlaufen. Sie werden Künstliche Intelligenz zunächst testen und erst dann großflächig in Ihre Abläufe integrieren:

1. KI-Workshop
2. KI-Strategie und Pilotprojekt
3. KI-Implementierung und Skalierung

Schritt 1: KI-Workshop

In diesem ersten Schritt geht es darum, gemeinsam mit Management und Mitarbeitern passende KI Use Cases für Ihr Unternehmen zu finden. Das Format des KI-Workshop schafft Verständnis für den Mehrwert von KI und fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Es ist dabei wichtig, transparent zu kommunizieren, was KI für das Unternehmen bedeutet, wie sie funktioniert und welche Auswirkungen sie auf einzelne Arbeitsbereiche haben kann. Gleichzeitig sollten Ängste und Bedenken ernst genommen und adressiert werden.

Diese Phase ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von KI im Unternehmen. Sie legt den Grundstein für Akzeptanz und nachhaltige Verankerung der Technologie im Arbeitsprozess.

Folgendes Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt:

Klare Zielsetzung von der Unternehmensführung: Das Management muss klar definieren, welche Ziele mit der Einführung erreicht werden sollen und wie die Ziele zur Unternehmensstrategie beitragen. Dies erleichtert es allen Beteiligten den Sinn und Zweck von KI-Einführung zu verstehen und einzuordnen.

Meine Empfehlung: Organisieren Sie eine Worksession mit allen relevanten Entscheidern im Unternehmen und setzen Sie gemeinsam Ihre Ziele für die KI-Einführung fest. Lassen Sie die Worksession von einem erfahrenen KI-Berater durchführen, um ein breites Spektrum an Anwendungsfällen in den Zielen zu berücksichtigen.

Einbindung der Mitarbeiter: Ein entscheidender Schritt ist die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter. KI-Projekte können nur erfolgreich sein, wenn ein kritischer Teil der Belegschaft die neue Technologie in ihren Arbeitsabläufen adoptiert. Daher werden aus jedem relevanten Team „Early Adopters“ ausgewählt. Darunter verstehe ich KI-affine Teilnehmer, die bei der Identifizierung von Umsetzungsideen mitwirken und später als Multiplikatoren fungieren.

Durchführung eines KI-Workshops: Mit den ausgewählten Early Adoptern wird ein KI-Workshop abgehalten. In diesem Workshop werden erfolgreiche KI-Use-Cases aus anderen Unternehmen präsentiert und die Potenziale von KI für das eigene Unternehmen diskutiert. Gemeinsam mit den Mitarbeitern analysiert der Workshop Moderator bestehende Prozesse. Unter Anleitung eines erfahrenen KI-Beraters werden erste Ideen für die Optimierung dieser Prozessen durch KI entworfen, diskutiert und bewertet.

Die Ergebnisse dieses Workshops sind mehrschichtig:

• Aufbau von KI-Know-how: Die beteiligten Mitarbeiter erlangen ein grundlegendes Verständnis für KI und dessen Potenzial.
• Entwicklung spezifischer Verbesserungsideen: Es entstehen konkrete Ideen, wie KI die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern kann.
• Commitment der Mitarbeiter: Durch die aktive Beteiligung entwickeln die Mitarbeiter ein Commitment zur Einführung von KI in ihren Arbeitsabläufen.

Diese Ergebnisse bilden die Basis für die weiterführende Ausarbeitung der KI-Strategie und die Planung eines Pilotprojektes. Durch diesen strukturierten und mitarbeiterzentrierten Ansatz können Sie sicherstellen, dass die Einführung von KI nicht nur technisch sinnvoll, sondern auch von den Mitarbeitern getragen wird. Ein wichtiger Baustein, finde ich.

Schritt 2: KI-Strategie und Pilotprojekt

Im ersten Schritt wurde ein Fundament für die Einführung von KI, jetzt kümmern Sie sich im zweiten Schritt um KI-Strategieentwicklung und Durchführung eines Pilotprojektes. Diese Phase ist gekennzeichnet durch detaillierte Analyse, strategische Planung und Exploration.

Aufbereitung und Analyse der KI-Ideen: Die in der ersten Phase gesammelten Ideen werden vom KI-Berater analysiert, bewertet und aufbereitet. Die Analyse konzentriert sich auf Aspekte des potenziellen Business-Impact, die Umsetzbarkeit, die Verfügbarkeit von Daten und Schnittstellen sowie die Erfolgsmessung mit KPIs.

Die Ergebnisse der Analyse sind aus meiner Sicht äußerst relevant für Unternehmensführung und Entscheidungsträger im Unternehmen, da sie konkrete Handlungsoptionen aufzeigen und als Basis für die Ausarbeitung einer Unternehmens-KI-Strategie dienen.

Entwicklung einer KI-Strategie: Basierend auf den Analyse-Ergebnissen wird eine KI-Strategie entworfen. Die KI-Strategie definiert Handlungsfelder für die Einführung von KI und legt deren Priorisierung fest. Sie benennt die Erfolgsfaktoren und berücksichtigt notwendige Enabler, wie zum Beispiel den Zugang zu spezifischen Daten und Schnittstellen. Es wird auch festgehalten, welche Teams bei der Umsetzung der Strategie mitwirken.

Auswahl und Durchführung eines Pilotprojekts: Mit der klaren Richtung, die durch die KI-Strategie vorgegeben wird, kann nun entschieden werden, welches Thema aus dem Ideenpool als erstes Pilotprojekt umgesetzt wird.

Das Pilotprojekt sollte mit geringem Aufwand und innerhalb kurzer Zeit umsetzbar sein. Ich empfehle Ihnen, für die Entwicklung des Piloten Low-Code-Tools einzusetzen. So kann schnell und mit überschaubaren Kosten eine einsatzbereite KI-Integration für Ihr Unternehmen erstellt werden. Diese KI-Integration wird nun von Pilotnutzern im realen Arbeitsalltag getestet, um frühzeitig Feedback zu sammeln und Fehler zu korrigieren. Dadurch lassen sich größere Fehlinvestitionen vermeiden.

Erfolgsmessung und Auswertung: Der Erfolg des Pilotprojekts wird kontinuierlich anhand von KPIs gemessen und ausgewertet. Dieser Prozess hilft dabei, den realen Nutzen der KI-Integration zu ermitteln und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Durch diese systematische Herangehensweise können kleine und mittlere Unternehmen einen praktischen, risikoarmen Weg einschlagen, um KI effektiv in ihre Prozesse zu integrieren und dabei wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Vorhaben zu gewinnen.

Schritt 3: KI-Implementierung und Skalierung

Die dritte Phase der KI-Implementierung und Skalierung ist entscheidend für die langfristige Integration von KI in Ihrem Unternehmen. Diese Phase baut auf den Erfahrungen und Erkenntnissen des Pilotprojekts auf und zielt darauf ab, KI breit im Unternehmen zu operationalisieren.

Regelmäßiges Tracking und Anpassungen: Das kontinuierliche Monitoring der KPIs im Rahmen des Pilotprojekts ist essenziell. Es ermöglicht Ihnen, Fehler zeitnah zu erkennen und zu korrigieren. Diese Phase ist auch eine wertvolle Lernzeit für das Unternehmen und die beteiligten Mitarbeiter, um zu verstehen, wie Künstliche Intelligenz bestehende Prozesse verbessern kann.

Integration von KI in weitere Prozesse: Nachdem die positiven Auswirkungen der KI im Pilotprojekt sichtbar sind, ist nun der ideale Zeitpunkt, um KI in weitere Geschäftsprozesse zu integrieren.

Spätestens jetzt sollten Sie sich die Frage stellen, von wem die Systeme langfristig entwickelt und betrieben werden sollen. Interne Teams oder externe Dienstleister (Make-or-Buy-Entscheidung)? Aus meiner Sicht sollte die bereits entwickelte KI-Strategie des Unternehmens dies klar definieren.

Überprüfung und Anpassung der Organisationsstruktur: Viele Unternehmen nutzen diesen Moment, um ihre Organisationsstruktur zu überprüfen und anzupassen. Dies ist wichtig, um KI-Initiativen gezielt zu steuern und dauerhaft in der Organisationsstruktur zu verankern.

Fokus auf Skalierbarkeit: Ein frühzeitiger Fokus auf die Skalierbarkeit der KI-Lösungen lohnt sich. Skalierbarkeit verhindert technische Sackgassen und beschleunigt den Übergang zu einer KI-zentrierten Organisation. Die Skalierung sollte so angelegt sein, dass KI-Lösungen flexibel auf verschiedene Unternehmensbereiche ausgeweitet werden können.

Durch diese strategische Herangehensweise an die KI-Implementierung und Skalierung können Sie im Unternehmen eine solide Grundlage für den weiteren Ausbau ihrer KI-Fähigkeiten schaffen. Es geht darum, nicht nur einzelne Projekte erfolgreich umzusetzen, sondern die Organisation als Ganzes auf den Weg in eine KI-zentrierte Zukunft zu führen.

Fazit: KI ist Wegbereiter für Ihre zukünftigen Unternehmenserfolge

Die Einführung und Integration von KI in Ihr Unternehmen ist ein mehrstufiger Prozess, der sowohl strategische Planung als auch menschliches Einfühlungsvermögen erfordert. Wie ich Ihnen gezeigt habe, ist es entscheidend, explorativ unter Einbeziehung von Key-Stakeholdern aus der Belegschaft vorgehen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, KI-Systeme durch ein Pilotprojekt sorgfältig zu testen, bevor sie vollständig ausgerollt werden. Dies ermöglicht es Ihnen, die Technologie effektiv zu integrieren und den vollen Nutzen zu realisieren.

Meiner Erfahrung nach zeichnen sich erfolgreiche Organisationen dadurch aus, dass sie frühzeitig mit ihren Mitarbeitern kommunizieren und verhandeln, ihnen die Ambitionen und Ziele des Unternehmens in Bezug auf KI klar machen und Mitarbeiter schon früh in den Prozess einbeziehen.

Denken Sie daran: KI ist mehr als nur eine technologische Innovation; sie ist ein Katalysator für Veränderung und Wachstum. Unternehmen, die diesen Weg beschreiten, eröffnen sich neue Horizonte in Sachen Effizienz, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit. Der Weg mag herausfordernd sein, aber er ist unerlässlich, um in der heutigen schnelllebigen, technologiegetriebenen Geschäftswelt erfolgreich zu sein.